Felet som de flesta av oss gör när vi ska sätta ihop en presentation är att vi utgår ifrån vad vi själva vill informera om och få sagt. För att väcka förtroende och få dina åhörare att verkligen lyssna är tricket faktiskt att göra det omvända. Börja med att fråga dig vad din publik tycker är viktigast och vad den har för behov! Kanske kommer du att upptäcka att det inte alltid är samma sak som det du själv skulle välja att lägga tyngdpunkten på. För att illustrera hur du kan använda retorikens analysmodell i din yrkesroll använder vi oss av ett fiktivt exempel från en kommun och därefter får du ta del av några modeller och konkreta tips som kan hjälpa dig att förbättra uppbyggnaden av dina presentationer.

En kommun står inför stora utmaningar med vatten- och avloppsförsörjningen framöver. Kommunen har historiskt sett haft en nedåtgående befolkningsförändring då den yngre generationen flyttat mot en närliggande större kommun och stad. På senare tid har det dock skett en förändring och kommunens prognoser ser plötsligt annorlunda ut. Företag har börjat intressera sig för den jämförelsevis billiga marken i kommunen och vill etablera sig. Dessutom har flera exploatörer kontaktat kommunens planavdelning med önskemål om att få bygga bostäder. Det pågår sedan en tid tillbaka en diskussion mellan kommunpolitiker och planavdelningen kring vilka områden som bör utvecklas först med tanke på efterfrågan från exploatörer. Först nu har kommunens VA-enhet kopplats in i planeringsarbetet. Det blir då tydligt att kommunens egna vatten- och avloppsreningsverk är gamla och uttjänta. Ledningsnätet är dessutom dimensionerat för att försörja bebyggelsen som idag främst finns i den norra delen av kommunen. Trycket på att bygga nytt är dock störst i den södra delen av kommunen. Detta innebär att det inte finns kapacitet i VA-systemet att koppla in den efterfrågan på ny bebyggelse som finns söderut.

VA-avdelningen får genast i uppdrag att utreda kommunens möjlighet att lösa problemet så att kommunen inte går miste om denna nya möjlighet till utveckling. De får ett datum för när de ska presentera ett antal förslag på lösningar för en nytillsatt politisk referensgrupp.

VA-chefen handlar upp en konsult som tar fram flera olika alternativa tekniska lösningar, den ena mer komplex än den andra. Till dessa lösningar bedöms investeringsvolymer och olika ekonomiska simuleringar och scenarier.

Dagen för presentationen är här och VA-chefen presenterar tillsammans med konsulten resultatet av utredningen. Från referensgruppen kommer snart första frågan: ”Hur lång tid tar det att färdigställa de olika alternativen och när skulle vi som tidigast kunna ge klartecken åt exploatörerna?”

Just den här frågan finns det inget svar på, det var inte en del i utredningen som konsulten gjort.

Processen för att ta fram en presentation liknar i mångt andra processer för framtagande av en produkt eller en lösning. I första steget behöver du analysera vem som ska använda ditt budskap, vad de har för kunskaper och vad som är viktigast för dem. Först därefter följer steget med att bestämma vilket material som ska vara med i presentationen. Med material avses information och fakta, men också vilka resonemang och konsekvenskedjor som behöver förklaras och ledas i bevis för att åhörarna ska förstå. I fallet ovan var åhörarna naturligen inte förmögna att snabbt dra slutsatser av och kunna jämföra alla de alternativa tekniska lösningarna. Underlaget som presenterades var följaktligen, trots sin omfattning och komplexitet, inte till någon nytta för referensgruppen och kunde inte användas som beslutsunderlag. Eftersom VA-chefen inte förberett sig genom att ställa sig frågan ”Vilka är mottagarna och vad behöver de för att kunna tillgodogöra sig min presentation?” blev det istället bakläxa på uppgiften att presentera ett beslutsunderlag.

Det är mänskligt att fokusera på det vi själva tycker är roligt och inte ägna så mycket uppmärksamhet åt det vi tycker är tråkigare. I fallet ovan hade VA-chefen helt missat tidsaspekten när det gällde de föreslagna tekniska lösningarna. Vid presentationen visade det sig att just tiden var den mest prioriterade faktorn för referensgruppen. Detta hade VA-chefen kunnat lista ut genom att sätta mottagarens troliga prioriteringar i fokus i sina förberedelser eller helt enkelt genom att fråga referensgruppen i förväg. Nu blev det omtag för VA-chefen även på den punkten.

Projekttriangeln med sina tre parametrar (kostnad – tid – omfattning) är en mycket bra modell för urval av material för den här typen av presentationer. Om du till exempel tror att dina åhörare baserar sitt beslutsunderlag på hur snabbt något kan genomföras och till vilken kostnad, så är det just det du ska presentera för dem – inte en uppsjö av spännande tekniska lösningar (även om du själv troligen tycker att det är mycket intressantare).

I fallet ovan hade VA-chefen sluppit mycket onödigt arbete genom att redan i konsultupphandlingen fokusera på rätt saker, dvs. vad utredningarna ska användas till och hur de bäst kan tjäna som beslutsunderlag för kommunens politiker. Om presentationerna för våra folkvalda politiker ses som en del av framdriften i den kommunala processen, så är den tid du lägger på att förbereda dig en mycket klok investering. Få omtag och bakläxor innebär naturligen en bättre framdrift.  På så sätt kan retoriken vara ett verktyg för en smidigare process och därmed en hjälp för dig i din yrkesmässiga vardag.

Sammanfattningsvis: lägg lite tid på att analysera din mottagares kunskapsnivå och prioriteringar när du förbereder din presentation.  Fundera igenom vad du behöver förklara och utveckla, det kan t.ex. vara jämförelser mellan olika alternativ, eller konsekvenser av valda alternativ. Och till sist, använd dig av projekttriangeln för att analysera vad som är viktigast för din publik och anpassa din presentation efter det.